Datum: 14. Januar 2019

Veranstaltungsreglement: Greenhope Day und GDPR-Konformität

Präambel

Der Greenhope Day (nachfolgend Veranstaltung) findet auf Initiative der Stiftung Greenhope an einem Wochenende statt. Die Teilnehmer melden sich an und bestimmen individuell das Sportprogramm und die zeitliche Organisation. Sie sind direkt verantwortlich für die ordnungsgemässe Durchführung der einzelnen Programmteile und halten sich an das Reglement (wir verweisen beispielsweise auf allfällige Verkehrsreglungen für Radfahrer), ohne die eigene Integrität,  die eventueller Teilnehmer an der Veranstaltung oder Dritter zu gefährden

Die Stiftung Greenhope ist in keinster Weise für die einzelnen individuellen Programme verantwortlich.

Allgemeines

1. Das vorliegende Veranstaltungsreglement ist integraler Bestandteil des Vertrages zwischen dem Veranstalter und den Teilnehmern. Auch bei der Anmeldung weiterer oder zusätzlicher Personen (Dritter) gilt dieses Veranstaltungsreglement. Der Veranstalter geht davon aus, dass eventuelle Dritte der anmeldenden Person vorab  die Ermächtigung zur Anmeldung erteilt haben. Bei Anmeldung minderjähriger Teilnehmer durch Dritte geht der Veranstalter davon aus, dass die Zustimmung der betreffenden gesetzlichen Vertreter vorliegt.

2. Unternehmen/ Vereine, die im Rahmen der Organisation und Durchführung der Veranstaltung, der Abwicklung von Anmeldungen (online, offline), der Teilnehmerwerbung und Informationsverarbeitung für den Veranstalter tätig sind, bearbeiten und verwalten die Daten in seinem Auftrag und nur für seine Zwecke. Der Veranstalter ist gesetzmässig verpflichtet, die Datenverarbeitung durch diese Unternehmen zu kontrollieren und diese zu verpflichten, die Daten nicht für eigene Zwecke zu benutzen oder an Dritte weiterzuleiten.

3. Nicht zugelassen sind Motorsportveranstaltungen oder Extremsportarten, die die Integrität der Teilnehmer gefährden könnten.

Datenschutz

4. Die Verwendung der Personendaten ist in den geltenden Datenschutzbestimmungen festgelegt. Die Teilnehmer verpflichten sich, dem Veranstalter die Personendaten von Dritten nur zur Verfügung zu stellen, wenn diese, bzw. deren gesetzliche Vertreter, die entsprechende Datenschutzerklärung kennen und anerkannt haben und sie gemäss geltendem Datenschutzrecht dazu berechtigt sind. Der Veranstalter ist berechtigt, die Teilnehmer jederzeit aufzufordern, das Einhalten dieser Bedingungen, insbesondere eine Einwilligung von Drittpersonen, innerhalb einer festgelegten Frist nachzuweisen und kann im Falle von Missachtung ohne Weiteres von sämtlichen Verträgen zurücktreten.

5. Die während der Veranstaltung aufgenommenen Fotos und Filmaufnahmen dürfen ohne Vergütungsansprüche im Fernsehen, Internet, in eigenen Werbemitteln, Magazinen und Büchern des Veranstalters verwendet werden.

6. Teilnehmer der Veranstaltung, die ihre Fotos in sozialen Netzwerken mit Bezug auf den Greenhope Day veröffentlichen, treten implizit ihre Rechte an die Stiftung Greenhope ab, die dazu berechtigt ist, das Fotomaterial weiterzubenutzen. Letzteres kann in verschiedenen Kommunikationskanälen der Stiftung auch zu Werbezwecken im Sinne der Stiftung weiterverwendet werden. Das Fotomaterial wird jedoch in keinem Fall ohne vorherige Zustimmung der Teilnehmer an Dritte weitergegeben.

Anmeldung

7. Die Anmeldung kann per Internet oder an einem Verkaufspunkt erfolgen. Eine telefonische Anmeldung oder Anmeldung per Email kann nicht akzeptiert werden.

8. Der Veranstalter behält sich das Recht vor, Teilnehmende jederzeit und ohne Rückerstattung des Teilnehmerbetrags zu disqualifizieren, wenn diese bei ihrer Anmeldung falsche Angaben zu personenbezogenen Daten gemacht haben.

9. Der Veranstalter kann eine Begrenzung der Teilnehmerzahl festsetzen. Nach Erreichen  der Höchstgrenze eingegangene Anmeldungen können in diesem Fall nicht mehr berücksichtigt werden. Die Anmeldungen werden nach Zahlungseingang registriert.

10. Startet ein Teilnehmer aufgrund von Krankheit,  mit oder ohne Arztzeugnis, nicht, entfällt jeglicher Anspruch auf Rückerstattung des Startgeldes.

Eventuell doppelt getätigte Anmeldungen werden nicht zurückerstattet, berechtigen aber zu einem Freistart im Nachfolgejahr.

11. Sollte die Veranstaltung aufgrund höherer Gewalt, ausserordentlicher Risiken oder behördlicher Anordnung nicht oder nur teilweise durchgeführt werden können, besteht kein Anspruch auf die Rückerstattung des Startgeldes.

Gesundheitszustand

12. Wer sich in den Tagen vor der Veranstaltung krank und/ oder fiebrig fühlt, sollte auf die Teilnahme an der Veranstaltung verzichten. Es wird empfohlen, während und nach der sportlichen Betätigung genügend Flüssigkeit zu sich zu nehmen.

Im Falle von Atemnot, Schwindel, Erschöpfung, starken Schmerzen und dergleichen sollte der Teilnehmer die sportliche Tätigkeit unverzüglich abbrechen und sich gegebenenfalls an das Gesundheitspersonal wenden.

Personen über 35 Jahren, sowie Teilnehmern mit einer Vorgeschichte von Herz-, Kreislauf- oder Lungenerkrankungen oder anderen Risikogruppen wird empfohlen, vor der Teilnahme an der Veranstaltung  einen Arzt zu konsultieren.

Haftung

13. Der Veranstalter und seine Partner übernehmen keine Haftung für jegliche Risiken der Teilnehmer, insbesondere gesundheitlicher Natur. Jeder Teilnehmer ist dafür verantwortlich, in gut trainiertem Zustand sowie körperlich gesund am Start zu erscheinen. Der Versicherungsschutz fällt in die Verantwortlichkeit des einzelnen Teilnehmers.

14. Der Veranstalter lehnt jegliche Haftung gegenüber Zuschauern und Dritten ab. Ausreichender Versicherungsschutz fällt in die Verantwortung der Teilnehmer und anderer Beteiligter der Veranstaltung.

15.Eltern oder die von ihnen benannten Aufsichtspersonen minderjähriger Teilnehmer sind direkt für die Erfüllung der Aufsichtspflicht verantwortlich.

16. Der Veranstalter übernimmt keine Haftung für den Verlust, Diebstahl oder die Beschädigung unentgeltlich verwahrter Gegenstände.

Acts for Hope – Sammeln von Spendengeldern

17. Teilnehmer, die eine Act-4-Hope-Spendenaktion organisieren möchten, sind verpflichtet, dies dem Veranstalter mitzuteilen. Letzterer verpflichtet sich zur  entsprechenden transparenten Veröffentlichung. Kontakt: Greenhope Foundation, PF 475, 6906 Lugano; info@greenhope.ch

18. Die Spenden werden direkt auf das entsprechende von der Stiftung Greenhope angegebene Konto überwiesen. Für Spendennachweise gilt das offizielle Reglement der Stiftung Greenhope.

Weitere Indikationen finden sich in der entsprechenden Sektion unserer Webseite oder können direkt bei der Stiftung Greenhope angefragt werden.

Veranstalter

20. Veranstalter des Greenhope Day ist die Stiftung Greenhope.

21. Gerichtsstand ist Lugano.

22. Änderungen des vorliegenden Veranstaltungsreglement bleiben dem Veranstalter vorbehalten.

Abschlussverfügung

23. Die vorliegende deutsche Version des Veranstaltungsreglements bildet die Grundlage der Übersetzungen ins Englische, Französische und Italienische und ist im Zweifelsfall verbindlich. Eventuelle Fragen sind an die Stiftung Greenhope zu richten, PF 475, 6906 Lugano; info@greenhope.ch

 

Datenschutzerklärung

Bekenntnis zum Schutz der Personendaten

Der Schutz der personenbezogenen Daten unserer Teilnehmer ist uns wichtig. Eine Verletzung des Datenschutzes kann zu einem Verlust des Vertrauens seitens der Teilnehmer sowie der Öffentlichkeit führen und die Durchführung von Veranstaltungen gefährden. Daher handelt Greenhope gemäss der europäischen Datenschutz-Grundverordnung [DSGVO] und des Bundesgesetzes über den Datenschutz [DSG], soweit die jeweiligen Bestimmungen im Einzelfall zur Anwendung gelangen.

Verantwortliche Personen, Kontaktangaben

Für die Erhebung und Bearbeitung von Personendaten im Rahmen der Veranstaltung ist die Stiftung Greenhope, PF 475, 6906 Lugano, Schweiz, die verantwortliche Instanz, insbesondere im Sinne von Art. 4 Abs. 7 der europäischen Datenschutz-Grundverordnung [DSGVO] und des Bundesgesetzes über den Datenschutz [DSG], soweit die jeweiligen Bestimmungen im Einzelfall zur Anwendung gelangen. Sofern die DSGVO anwendbar ist, ist Herr Luca Cereghetti der Vertreter des Stiftungsrates der Stiftung Greenhope gemäss Art. 27 DSGVO.

Externe Datenverarbeitung (Outsourcing)

Unternehmen, die im Auftrag der Stiftung Greenhope im Rahmen der Organisation und Durchführung der Veranstaltung, der Abwicklung von Anmeldungen (online, offline), der Verwaltung der Daten der Teilnehmenden, der Teilnehmerwerbung und der Informationsverarbeitung für diese tätig sind, bearbeiten die Daten in ihrem Auftrag und ausschliesslich für ihre Zwecke. Gemäss Gesetz ist die Stiftung Greenhope verpflichtet, die Datenbearbeitung durch diese Unternehmen zu kontrollieren und diese zu verpflichten, die Daten nicht für eigene Zwecke zu benutzen oder zu bearbeiten oder an unberechtigte Dritte weiterzugeben.

Anmeldung der Datensammlung beim EDÖB

Greenhope registriert die Datensammlungen beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten.

Rechtsgrundlage

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Personendaten ist bei Vorliegen einer Einwilligung Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO bzw. Art. 13 Abs. 1 DSG. Werden die Daten für die Erfüllung eines Vertrages mit der betroffenen Person einschliesslich vorvertraglicher Massnahmen verarbeitet, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. Art. 13 Abs. 2 lit. a DSG. Ist die Verarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesses der Stiftung Greenhope oder eines Dritten erforderlich, so dient Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO bzw. Art. 13 Abs. 1 DSG als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung. Dies betrifft beispielsweise das Marketing, sofern der Teilnehmer der Nutzung der Daten zu Marketingzwecken durch die Stiftung Greenhope nicht schriftlich widersprochen hat.

Datenverarbeitungen zur Durchführung der Veranstaltung

Für die Anmeldung zur und Durchführung der Veranstaltung werden von den Teilnehmern lediglich Name, Vorname, Anschrift sowie die E-Mail-Adresse als zwingende Angaben gefordert. Weitere Daten werden auf freiwilliger Basis und nur dann erhoben, wenn es für die Erbringung einer weiteren Leistung erforderlich ist. Diese Daten werden ausschliesslich zur Durchführung der Veranstaltung genutzt, einschliesslich der Zustellung von Informationen bezüglich der Teilnahme. Die Verarbeitung erfolgt im Rahmen des mit der Greenhope geschlossenen Vertrages, sowie basierend auf einem vorherrschenden Interesse seitens der Stiftung Greenhope.

Datenverarbeitungen zu eigenen Marketingzwecken

Greenhope ist dazu berechtigt, die Teilnehmerdaten dazu verwenden, um ihnen Informationen zu weiteren Anlässen oder über die Stiftung Greenhope zuzustellen.

Mit dem Abonnieren  des Newsletters der Stiftung Greenhope erklären sich die Teilnehmer mit dem Empfang gemäss nachfolgend beschriebenen Verfahren einverstanden.

Greenhope versendet Newsletter, E-Mails und weitere elektronische Benachrichtigungen mit werblichen Informationen (nachfolgend „Newsletter“) nur mit der Einwilligung der Empfänger oder gemäss rechtsgültiger Erlaubnis.

Sofern im Rahmen einer Anmeldung zum Erhalt des Newsletters dessen Inhalte konkret umschrieben werden, sind sie für die Einwilligung der Nutzer massgeblich.

Der Newsletter des Greenhope Day beinhaltet Informationen zu Serviceleistungen des Veranstalters, zu Produkten und zur Veranstaltung einschliesslich einer Anmeldemöglichkeit und auch Informationen von Dritten. Die Anmeldung zu Greenhope Newsletter erfolgt in einem sogenannten Double-Opt-In-Verfahren.

Um sich für den Newsletter anzumelden, ist die Angabe einer  Emailadresse ausreichend. Optional bittet Greenhope die Abonnenten, einen Namen, Vornamen und das Geschlecht, zwecks persönlicher Ansprache im Newsletters anzugeben.

Der Versand der Newsletter erfolgt mittels Versanddienstleister „MailChimp“, einer von der Stiftung Greenhope autorisierten Newsletter-Versandplattform. Die Datenschutzbestimmungen des Versanddienstleisters können hier eingesehen werden: www.mailchimp.com/legal/privacy.

Der Versanddienstleister wird auf Grundlage von Greenhopes berechtigten Interessen gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO und eines Auftragsverarbeitungsvertrages gem. Art. 28 Abs. 3 S. 1 DSGVO eingesetzt. Der Versanddienstleister kann die Daten der Empfänger in pseudonymer Form, d.h. ohne Zuordnung zu einem Nutzer, zur Optimierung oder Verbesserung der eigenen Serviceleistungen nutzen, z.B. zur technischen Optimierung des Versands und der Darstellung der Newsletter oder für statistische Zwecke. Der Versanddienstleister nutzt die Daten der Newsletter-Empfänger von Greenhope jedoch nicht, um diese selbst anzuschreiben oder um die Daten an Dritte weiterzugeben. Der Empfang des Newsletters kann jederzeit durch Widerruf der Einwilligung gekündigt werden.

Ein Link zur Abmeldung des Newsletters befindet sich am Ende eines jeden Newsletters.

Datensparsamkeit und Aufbewahrung der Daten

Greenhope bearbeitet immer nur so viele Daten, wie für den angestrebten Zweck unbedingt erforderlich sind. Die Daten werden für die Dauer der gesetzlichen Verjährungsfrist (d.h. in der Regel 10 Jahre) aufbewahrt.

Nicht mehr benötigte Daten werden gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten dagegensprechen oder sofern auf der Basis einer anderen Rechtsgrundlage oder eines vorherrschenden eigenen Interesses das Recht zur weiteren Aufbewahrung besteht.

Im Falle eines  Newsletter-Abonnements kann Greenhope bei Abmeldung die ausgetragenen E-Mailadressen für die Dauer der gesetzlich vorgesehenen Verjährungsfrist auf Grundlage der berechtigten Interessen speichern, bevor sie gelöscht werden, um eine vorab gegebene Einwilligung nachweisen zu können. Die Verwendung dieser Daten wird auf den Zweck einer möglichen Abwehr von Ansprüchen beschränkt. Ein individueller Antrag auf Löschung der Daten ist jederzeit möglich, sofern zeitgleich das vorherige Vorliegen einer Einwilligung bestätigt wird.

Weitergabe von Daten an Dritte

Greenhope gibt Personendaten nur an jene Dritte weiter (Fotoservice, Zeitmesser, Zeitungen, Fernsehsender, Internetdienste, etc.), die sich vertraglich verpflichten, die Daten nur für einen bestimmten, genau bezeichneten Zweck zu verwenden und nicht an unberechtigte Dritte weiterzugeben (z.B. die Zustellung von Werbung im Startpaket oder die Zustellung für Werbesendungen).

Sofern gesetzlich dazu verpflichtet, holt Greenhope vor der Weitergabe von personenbezogenen Daten an Drittfirmen, welche die Daten für eigene Zwecke (die Erbringung von eigenen Dienstleistungen) bearbeiten, bei der Anmeldung die Einwilligung der Teilnehmer ein.

Sofern das geltende Datenschutzrecht dies erlaubt, geht Greenhope von der Einwilligung der Teilnehmer zur Weitergabe deren personenbezogener Daten, wie Name und Vorname, Anschrift (Strasse, Nr. PLZ und Ort) Geburtsdatum, Telefonnummer,  und Email-Adresse an Partner (z.B. Foto- und Videoservice) aus, sofern diese die Weitergabe der Daten nicht durch eine Mittelung an die unten angegebene Post- oder Mailadresse untersagen. Diese Partner dürfen die Daten für deren eigene Dienstleistungen oder Werbezwecke sowie, im Fall von Sponsoren, für gezielte Anschriften und Telefonaktionen im Zusammenhang mit der Veranstaltung verwenden.

Die Einwilligung zur Weitergabe der Daten an Dritte kann jederzeit widerrufen.

Betroffenenrechte

Teilnehmer haben das Recht, Auskunft darüber zu verlangen, welche Daten über sie verwendet werden. Sie haben zudem das Recht, die Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung ihrer Daten zu verlangen sowie, sofern anwendbar, das Recht auf Datenübertragbarkeit. Ausserdem können sie einer Verwendung der Daten zu Marketingzwecken widersprechen.

Diese Rechte bestehen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder andere berechtigte Interessen dem Begehren entgegenstehen. Die Teilnehmer haben zudem ein Beschwerderecht bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde, sofern dies anwendbar ist.

Teilnehmer sind jederzeit berechtigt, eine einmal erteilte Einwilligung zu einer Datenverarbeitung zu widerrufen.

Rechte können unter: Greenhope Foundation, PF 475, 6906 Lugano, Schweiz geltend gemacht werden.

Datensicherheit

Greenhope  bemüht sich, angemessene technische und organisatorische Massnahmen zum Schutz der Daten der Teilnehmer insbesondere vor absichtlicher oder zufälliger Vernichtung oder Verfälschung sowie vor dem Zugriff unberechtigter Dritter. Werden die Daten durch einen Outsourcing-Partner bearbeitet, dann überwacht Greenhope die Einhaltung der Vorgaben der Datensicherheit, deren ständige Kontrolle und Verbesserung.

Die vorliegende deutsche Version der Datenschutzerklärung bildet die Grundlage der Übersetzungen ins Englische, Französische und Italienische. Gültigkeit hat im Zweifelsfall die deutsche Version. Eventuelle Fragen sind an die Stiftung Greenhope zu richten, PF 475, 6906 Lugano; info@greenhope.ch